Manuel du programme

Dans le cadre de la mission et du mandat actuels du Forum canadien des opérations forestières (FCOF), l’un des objectifs fondamentaux est d’appuyer les entrepreneurs et les opérateurs forestiers en faisant la promotion du professionnalisme et des pratiques de gestion exemplaires.

Les programmes offerts par le FCOF appuient cette mission ainsi que l’objectif énoncé. Des programmes comme celui de l’entrepreneur forestier de l’année, le Bois des enfants, la gestion des affaires, les réunions du Groupe des opérations forestières, le comité consultatif sur la formation des opérateurs de machinerie et les crédits de formation continue dont on fait la promotion lors de chacun de nos ateliers sont des activités qui favorisent l’efficacité, la qualité et le professionnalisme.

Depuis quatre ou cinq ans, le FCOF considère la nécessité d’établir une norme pour l’industrie à l’intention des entrepreneurs indépendants par le biais d’un programme de certification pour la région du Canada atlantique. Lors de sa réunion du printemps 2004, le conseil d’administration a donné son appui au concept de programme de certification des entrepreneurs forestiers et a accepté d’étudier davantage la faisabilité d’offrir une reconnaissance professionnelle par le biais d’un programme de certification.

Le programme des maîtres entrepreneurs élaboré par les Professional Logging Contractors a été choisi comme modèle. Ce programme a pris de l’ampleur dans tous les États-Unis et a été adopté par des acheteurs de papier comme TI Paperco en tant que source durable de fibre provenant des territoires privés non industriels du Maine.

Le présent document décrit le programme élaboré à la suite des engagements du FCOF, appelé Programme de certification des maîtres entrepreneurs forestiers de l’Atlantique (PCMEFA). Le programme et les concepts décrits dans le présent document ont été approuvés pour utilisation par le conseil d’administration du FCOF.

Objectifs du programme

Les objectifs du PCMEFA se résument ainsi :

1. Fournir un processus de vérification par une tierce partie pour reconnaître les pratiques durables des entrepreneurs forestiers du Canada atlantique.
2. Fournir à la population une certitude et une confiance relativement aux connaissances, aux aptitudes et aux compétences des entrepreneurs professionnels reconnus par le programme.
3. Établir et offrir une norme régionale acceptée par tous pour les entreprises de récolte forestière.
4. Assurer un degré de confiance et de responsabilité de la part des entreprises quant à la qualité du travail réalisé, ce qui réduit le niveau de supervision nécessaire.
5. Promouvoir le professionnalisme et favoriser le perfectionnement personnel dans le secteur de la récolte en améliorant les connaissances, les aptitudes et les compétences des entrepreneurs professionnels.
6. Fournir aux entrepreneurs forestiers la possibilité d’améliorer la rentabilité de leur entreprise par la qualification pour des avantages et des économies de coûts possibles dans les dépenses (par exemple, primes liées à l’indemnisation des accidents du travail ou à l’assurance pour les équipements).
7. Instaurer un sentiment de fierté dans la profession par la reconnaissance professionnelle, favorisant ainsi une activité accrue auprès de la population.
8. Servir de mécanisme pour sensibiliser la population aux programmes de certification forestière comme ceux du SFI, de la CSA et du FSC.
9. Contribuer à la réussite et au développement du Forum canadien des opérations forestières.

Structure organisationnelle

Le PCMEFA est administré comme un programme du FCOF. Le conseil d’administration du FCOF a approuvé sa mise en application et a entériné son utilisation en tant que service offert par le FCOF.

Un ambassadeur du programme a été nommé. Il verra à la promotion et à l’administration du programme et coordonnera le processus de demande de certification, par les tâches suivantes :

• relations publiques et commercialisation du programme;
• envoi des trousses d’information aux entrepreneurs intéressés;
• organisation des entrevues de préqualification;
• planification des vérifications sur le terrain;
• préparation des demandes;
• aide à l’examen des demandes et à la certification;
• administration des certificats et des exigences du programme au plan fiscal;
• présidence du comité consultatif;
• préparation et présentation de rapports annuels au conseil d’administration du FCOF;
• autres activités jugées nécessaires par ceux qui contribuent au programme.

Pour conserver la structure du programme de l’État du Maine, on a créé un conseil de certification dans chaque province, formé de volontaires intéressés à la réussite et à l’intégrité du programme. L’Île-du-Prince-Édouard n’a pas de conseil distinct. Il y a plutôt des représentants de l’Île au conseil de la Nouvelle-Écosse (8 à 12 membres). Le Nouveau-Brunswick ainsi que Terre-Neuve et le Labrador ont des conseils distincts (8 membres).

Le rôle principal du conseil de certification est d’examiner objectivement les demandes de certification et de rendre une décision. Pour assurer une démarche équilibrée, les groupes suivants sont représentés aux conseils :

• entrepreneurs forestiers
• industrie
• forêt modèle
• organismes de conservation
• tourisme / récréation;
• propriétaires de boisé;
• universitaires
• gouvernements.

Les demandes étudiées par le conseil sont codées pour assurer l’objectivité du processus. Contrairement au programme du Maine, toutefois, il n’y a pas de représentant de l’extérieur de la province au conseil; c’est pourquoi l’anonymat de la demande est essentiel.

Un autre rôle du conseil de certification, moins important, est de réagir aux modifications apportées aux exigences réglementaires et aux pratiques acceptables dans l’industrie de chaque province. Ces changements devront être interprétés et considérés afin de modifier les exigences du programme. Le conseil de certification recommande les changements, mais ne les approuve pas.

Un comité consultatif, formé d’un représentant de chaque conseil provincial ainsi que de l’ambassadeur du programme, encadre le travail des conseils de certification provinciaux. Le comité consultatif est essentiel pour conserver une démarche uniformisée de certification des entrepreneurs dans chaque province. On sait que des exigences légales peuvent dicter des différences dans le travail d’un entrepreneur forestier d’une province à l’autre. Il y aura des différences entre les provinces pour ce qui est des critères de récolte durable (responsabilités en matière de récolte du programme du Maine). Le rôle du comité consultatif est de réviser et d’approuver les changements proposés et de voir à l’uniformité entre les régions. Ses membres sont également responsables de passer en revue et d’approuver les fournisseurs et les programmes de formation conformes aux exigences de la norme de rendement.

 Figure 1.  Organisation du Programme de certification des maîtres entrepreneurs forestiers de l’Atlantique

L’élément le plus important du processus de certification est l’entrepreneur forestier. Pour être admissible à la certification, un entrepreneur forestier doit respecter les critères suivants :

 

• être un entrepreneur individuel ou une compagnie dont le revenu principal est tiré d’activités forestières et qui fait de la récolte forestière; et
• satisfaire aux exigences du programme en matière de formation, notamment quant à la formation approuvée sur les pratiques de gestion exemplaires et aux formations requises par la loi (p. ex., santé et sécurité au travail, SIMDUT, TMD, premiers soins).

Si un maître entrepreneur forestier de l’Atlantique confie des opérations de récolte en sous-traitance à d’autres compagnies ou à des propriétaires-opérateurs, comme extension de ses propres opérations, ces opérateurs devraient être considérés sur le même pied que les employés de l’entrepreneur pour ce qui est de la conformité aux exigences de la norme de rendement. Les produits forestiers récoltés dans ces conditions peuvent être inclus dans la définition des produits récoltés par le maître entrepreneur à condition que toutes les exigences soient respectées. Le bois fourni par un maître entrepreneur, mais qui n’a pas été récolté par lui ni dans le cadre de ses opérations de récolte, n’est pas admissible.

Il n’y a pas d’exigence quant au lieu de résidence pour être admissible au programme. Si un entrepreneur de l’extérieur de la région de l’Atlantique souhaite devenir certifié en vertu du programme, il sera avisé que ses opérations de récole dans les autres régions pourraient être vérifiées dans le cadre du processus de vérification sur le terrain. De même, les activités des entrepreneurs du Canada atlantique qui travaillent à l’extérieur de la région peuvent aussi être vérifiées.

Processus de certification

Le processus de certification des entrepreneurs forestiers se déroule comme suit :

Étape 1- Préqualification

Une entreprise de récolte communique avec le FCOF pour faire part de son intérêt dans le programme. L’ambassadeur du programme fait parvenir une trousse d’information à l’entrepreneur pour qu’il en prenne connaissance. La trousse comprend une fiche à remplir sur le profil de l’entreprise que l’entrepreneur doit retourner au FCOF. Cette fiche sert à déterminer l’admissibilité au programme.

Le processus se poursuit avec le choix d’une date pour une entrevue. L’ambassadeur du programme ou son remplaçant mène cette entrevue sur place avec l’entrepreneur. Elle permet d’établir un profil plus détaillé de la compagnie, de passer en revue les normes de rendement et les attentes du programme, de déterminer au moins dix sites de récolte ainsi que des références professionnelles. L’ambassadeur rédige les documents nécessaires sur l’entrevue, qui constituent la section Un de la demande de certification. Il poursuit avec la vérification des références et de la conformité aux règlements. L’ambassadeur assigne ensuite un code à la demande pour en assurer l’anonymat.

Étape 2 –Vérification sur le terrain

Deux vérificateurs qualifiés sont assignés à la demande. Travaillant de façon indépendante, ils communiquent avec l’entrepreneur pour prévoir des visites sur place d’un échantillon des sites de récolte choisis à l’étape 1. L’entrepreneur est responsable de prendre les mesures nécessaires auprès du propriétaire ou du gestionnaire pour permettre l’accès aux sites. Les vérificateurs remplissent une liste de vérification pour chaque site visité ainsi qu’un rapport sommaire. Ces documents sont envoyés à l’ambassadeur qui les intègre à la demande (section Deux).

Étape 3 – Présentation de la demande

L’ambassadeur du programme fait parvenir une copie des sections Un et Deux de la demande à l’entrepreneur pour révision. Si ce dernier n’est pas d’accord avec une partie de la demande, ses commentaires doivent être intégrés au dossier. L’entrepreneur signe un code d’éthique et un formulaire d’autorisation qui indique son désir de présenter la demande au conseil de certification. La section Trois de la demande comprend les commentaires et les corrections de l’entrepreneur, ainsi que les formulaires signés.

Étape 4 – Étude de la demande

Chaque membre du conseil de certification représentant la province de résidence de l’entrepreneur reçoit une copie de la demande. Les demandes sont identifiées uniquement par un code numérique, pour assurer l’anonymat. L’ambassadeur fixe une date pour la réunion du conseil, où les demandes de certification prêtes à l’étude sont passées en revue. On prévoit que les demandes seront étudiées deux ou trois fois par année, selon le nombre reçu. Lors de la réunion présidée par l’ambassadeur, le conseil de certification passe systématiquement en revue toutes les demandes et prend une décision pour chacune. Les vérificateurs de terrain sont présents pour fournir des explications au besoin, mais ils ne participent pas à la prise de décision.

Trois résultats sont possibles :

• la demande est acceptée;
• la demande est rejetée;
• le conseil ne peut prendre de décision et demande plus de renseignements.

Lorsqu’une demande est acceptée, le conseil peut avoir décelé certaines faiblesses dans le rendement du requérant. On s’attend alors à ce que l’entrepreneur prennent des mesures correctives dans un délai précisé, qui peuvent faire l’objet de vérification selon leur nature.

 

Pour rejeter une demande, il doit être prouvé que les objectifs fondamentaux du programme ne sont pas atteints. Il peut s’agir de l’impossibilité d’assumer une responsabilité en matière de récolte, d’un défaut d’observation délibéré d’une loi ou d’un règlement ou d’une autre lacune importante dans le rendement de l’entrepreneur.

Selon le résultat, il peut être nécessaire qu’un autre vérificateur fasse de nouvelles inspections de sites de récolte ou que l’entrepreneur clarifie certains points ou fournisse plus de renseignements.

La décision du conseil se base sur un consensus.

L’ambassadeur du programme informe l’entrepreneur de la décision du conseil de certification. Si des faiblesses ont été décelées, on lui fait part des exigences pour les corriger.

Étape 5 – Certification

Selon les résultats de l’étude de la demande par le conseil de certification, la certification peut être accordée à l’entrepreneur. La certification est valide pour une période de trois ans. Après l’avoir averti du résultat, l’ambassadeur envoie un dossier de certification à l’entrepreneur, qui comprend les règles de fonctionnement en tant qu’entrepreneur forestier certifié de l’Atlantique, des documents administratifs et du matériel promotionnel. Le dossier contient aussi les conditions d’utilisation du logo du programme.

La visite d’un site au hasard est prévue au cours de la période de trois ans. Un vérificateur de terrain communique avec l’entrepreneur pour une visite à des opérations de récolte en cours à ce moment. Si des problèmes sont soulevés lors de cette visite, l’entrepreneur en est avisé par écrit et il doit voir aux non-conformités. Une visite de suivi est alors prévue.

Étape 6 – Recertification

Trois mois avant l’échéance de la certification, l’ambassadeur du programme communique avec l’entrepreneur pour entreprendre le processus de recertification. Ce processus comprend une courte entrevue sur place ainsi que la visite de plusieurs sites de récolte par un vérificateur. Une demande de recertification est remplie aux fins de l’examen et de l’approbation par le conseil de certification. Les résultats sont traités conformément aux étapes 4 et 5.

Documentation

Les documents suivants décrivent le PCMEFA et établissent les exigences en ce qui a trait aux normes de récolte, à l’administration du programme ainsi qu’aux rôles et responsabilités :

Vision et principes
On s’attend à ce que les maîtres entrepreneurs forestiers de l’Atlantique appliquent cette vision ainsi que les principes qui la sous-tendent pour garantir des pratiques de récolte responsables et durables.

Norme de rendement
Afin de fournir aux entreprises forestières des moyens clairs et mesurables d’obtenir la certification, le PCMEFA comporte neuf objectifs vers lesquels tendent toutes les activités de récolte. Les objectifs sont définis plus précisément par des responsabilités, qui comptent chacune une série d’indicateurs de rendement. Ces indicateurs, une fois respectés, permettent à l’entreprise d’atteindre tous les objectifs et d’obtenir la certification.

Système d’intégrité de la récolte
Les maîtres entrepreneurs forestiers de l’Atlantique doivent appuyer par des documents les activités reliées aux contrats de récolte, notamment par :

• un plan de récolte (lorsque le propriétaire n’a pas de plan d’aménagement forestier)
• une entente sur la récolte de bois (entente écrite entre l’entrepreneur et le propriétaire)
• une liste de vérification pour la récolte (liste de vérification avant et après coupe qui garantit que les exigences de la norme de rendement ont été prises en considération)
• un sommaire de la récolte (sommaire final des résultats de la récolte – avec le propriétaire)

Documentation liée à la vérification sur le terrain
Le vérificateur de terrain joue un rôle clé dans le processus de certification des maîtres entrepreneurs forestiers de l’Atlantique. Il doit avoir la formation et l’expérience nécessaires pour évaluer le rendement de l’entrepreneur sur le terrain et contribuer à la décision concernant la certification. Les documents à l’appui de la qualification des vérificateurs sont notamment :

• la procédure de qualification
• le formulaire de demande
• l’évaluation du rendement.